Algemene informatie over de cursus
Laat u opleiden tot een gekwalificeerde ‘Project Controller’, die in staat is om complexe projecten te sturen en beheersen.In de opleiding wordt aandacht besteed aan organisatieleer, dynamiek van projecten, teamwork en essenties van projectmanagement en komen de beheersaspecten van tijd, geld, kwaliteit, organisatie, informatie en risico’s aan bod. Nuttig voor projecten van groot tot klein, in alle sectoren.
Inhoud van de cursus
LES IProject Control
Projecten zijn specialistische organisatievormen met hun eigen dynamiek. Goede sturing en beheersing van projecten vraagt allereerst om het begrijpen en kunnen doorgronden van het gedrag van projecten. De plek van het project in de eigen organisatie en in haar externe omgeving kennen.
Wat is (project)control en hoe verkoopt u het in uw organisatie? Praktische tips en ideeën om control op een goede, leuke maar daadkrachtige wijze te positioneren. Opdrachtgever- en opdrachtnemerschap, raakvlakken met reguliere bedrijfsvoering (administratie en control), overdrachtsmomenten aan de beheerorganisatie, exposure in het publieke domein etc. zijn elementen die in deze les aan bod komen.
LES II
Business Case
In een business case wordt de afweging beschreven om een project te initiëren. Maar ook o.a. de achtergrond van het project, de verwachte voordelen voor de organisatie, de verwachte opbrengsten en kosten van het project, gap analyses en de verwachte risico’s. De rechtvaardiging van een project wordt afgeleid van al deze informatie. Het ‘rekensommetje vooraf moet sluiten’ en daar schuilt het gevaar…van altijd sluitende berekeningen. In deze les besteden wij aandacht aan het proces van besluitvorming aan het begin en de psychologie achter de cijfers. En aan het monitoren en actueel en valide houden van de business case gedurende de levensduur van een project wordt aandacht besteed. Dit kan de betrokkenen in een project bij de les houden en continu de projectbeslissing scherp tegen het licht houden. Doorgaan, bijsturen of stoppen? Het hangt af van het halen van de business case en hier gedurende het project de vinger aan de pols te houden.
LES III
Projectmanagement
In deze les behandelen we enkele basisprincipes van goed projectmanagement die voor projectbeheersing cruciaal zijn. Naast het inrichten van de projectorganisatie wordt aandacht besteed aan het beheersen van scope en projectresultaat en worden projectstart en -afsluiting besproken. In deze les komen verschillende standaarden van projectmanagement aan bod uit diverse stromingen binnen het vakgebied. Het beste van PRINCE2, de basics van Projectmatig Werken en wat u weten moet volgens IPMA. Afgewogen en zonder dogmatisch voor een enkele projectleer te kiezen.
LES IV
Projectmensen
Projecten vragen nog meer om effectieve samenwerking tussen projectmensen en belanghebbenden. Niet alleen tussen de teamleden, maar ook tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer, tussen specialisten in de projectorganisatie en de reguliere (lijn)organisatie. Aan de hand van oefeningen wordt de teamrolmanagementtheorie van Belbin behandeld. Ook andere vormen en theorieën over samenwerken komen aan bod. Aan de deelnemers wordt een spiegel voorgehouden en gevraagd naar hun ’grondhouding’ in de samenwerking als projectcontroller met collega’s, managers en ‘de rest van de organisatie’. Deze les gaat over de menskant van projectbeheersing.
LES V
Financiële ruggengraat van het project
Goed financieel beheer van projecten wordt steeds belangrijker. Niet zelden valt het lijk uit ‘een projectkast’ en dan ook nog te laat om bij te sturen. Naast de psychologie van de business case let de projectcontroller op het ‘cijfergoochelwerk’ vooraf. Het schatten van risico’s en worst- en best case scenario’s eerlijk durven maken en presenteren. Verwachtingen in een realistisch perspectief plaatsen en desnoods beargumenteren dat ‘de rekensom vooraf’ niet helemaal klopt of tenminste niet ‘controllable’ is en dus verkeerde verwachtingen wekt. Vervolgens komt aan bod het inrichten en voeren van een gedegen projectadministratie om steeds inzicht in de geplande en de werkelijke inzet van middelen per project te hebben. Een goede administratie is noodzakelijk om administratieve voortgang (Earned Value, les 7) en de werkelijke voortgang van de projecten met elkaar te confronteren. Een les over projectcijfers met een gedegen dosis projectrekenkunde. Neem uw calculator mee!
LES VI
Project risicomanagement
Risico’s en onzekerheden zijn onlosmakelijk verbonden met het uitvoeren van projecten. En dat komt omdat de doelstellingen (en in de meeste gevallen ook de op te leveren resultaten) van een project wel bekend zijn, maar de weg ernaartoe een aantal onbekende factoren kent. In deze les tonen wij u de theorie van projectrisicomanagement, die afwijkend is van corporate risicomanagement. U maakt kennis met de opzet van een risicobeheersysteem geschikt voor projecten, de werkwijze en instrumenten. In het tweede deel van deze les past u dit toe tijdens een demo workshop Risicobeheersing voor projecten, waarin o.a. aandacht word besteed aan (semi-)kwantificering van projecten, vereist voor prognoses en scenarioaanpak. Deze les wordt gevoed door rijke ervaring in het opzetten en toepassen van een dergelijke werkwijze (o.a. top 50 Rijksoverheidsprojecten).
LES VII
Informatiebeheersing en kwaliteit
Deze les zal veel aandacht besteden aan het opzetten van de informatiebeheersing van projecten, maar natuurlijk ook aan de automatisering er van. Bij informatiebeheersing denkt men (te) vaak aan automatisering. Ook in projectenland is dit zo. Dat is op zich verwonderlijk, omdat iedereen altijd heeft geleerd dat we eerst moeten structureren en dan pas automatiseren. Deze les heeft een sterke relatie met de lessen 3, 5 en 7. Eerst wordt besproken wat (de relevantie van) informatiebeheersing is en hoe dit kan worden opgezet. Tenslotte wordt kort gekeken naar de automatisering van de informatiebeheersing, verschillende pakketten en een korte demo gegeven die helpt bij het projectspecifiek opzetten van informatiebeheersing.
Kwaliteit
Kwaliteit is een lastige beheersfactor. Soms eenvoudig vast te stellen en te meten, vaak lastig omdat kwaliteit veelal een subjectieve beleving is. Het vooraf definiëren van de gewenste kwaliteit van deelresultaten en eindresultaat, hoe te meten en welke afspraken een project controller hierover kan maken is de rode draad van dit deel van les 7.
LES VIII
Monitoren van projectvoortgang
Eén van de pijlers voor projectbeheersing is de factor tijd. Het tijdig signaleren van afwijkingen in de (verwachte) projectuitvoering en -oplevering van het projectresultaat is cruciaal. Adequate informatie leveren zodat de projectmanager maatregelen kan treffen en kan bijsturen behoort tot de verantwoordelijkheden van de projectcontroller. Soms ook het – onderbouwd met stevige analyses en feitenmateriaal – durven hijsen van ’the red flag’ of een ’early warning system’ opzetten, zodat er door de manager nog gemanaged kan worden. In deze les leert u over plannen, technische- en theoretische voortgang vergelijken en het belang van de factor tijd in projectbeheersing. Begrippen als Gantt chart, kritieke pad analyse, maar ook de relevantie van een juist gekozen projectfasering. Tijd in samenhang met andere relevante beheersaspecten.
LES IX
Contracting
Het uitbesteden van werk aan aannemers maakt beheersing lastiger. Risicoallocatie, het lezen van de relevante passages in een overeenkomst en het begrijpen van het spel van meer- en minderwerk, waar de contractors (aannemers) al eeuwenlang in uitblinken, vraagt van een goede projectcontroller adequate kennis en inzicht. Naast basale juridische begrippen vooral de nodige streetwiseness aanleren, zodat de projectcontroller een toegevoegde waarde krijgt in het beheer(sen) van de relatie opdrachtgever - opdrachtnemer.