Office & Management Support Specialist

Beroepsbeeld: waar werk je en wat doe je?

Een managementassistent / directiesecretaresse kan werkzaam zijn in zowel grote als kleine bedrijven om de directie bij te staan als algemene ondersteuning. Je verzorgt zowel de schriftelijke als de mondelinge informatie-uitwisseling tussen de leidinggevenden en de organisatie of de buitenwereld. Hiertoe behoren onder andere het verwerken van de binnenkomende e-mails en post, reageren op e-mails en brieven, zorgen voor de afhandeling van mailings en offertes, alsook het aannemen en doorverbinden van telefoongesprekken. Je voert allerlei administratieve taken uit, zoals het registreren van verlofaanvragen, het verwerken van beoordelingsgesprekken, het onderhouden van de website en het up-to-date houden van het archief.

De managementassistent / directiesecretaresse voert allerlei taken uit op het vlak van planning en organisatie. Je beheert de agenda van de leidinggevenden. Bovendien organiseer je vergaderingen en besprekingen, waarvan je nadien een verslag opmaakt. Tot je taak behoort ook het ontvangen van bezoekers en het regelen van zakenreizen voor de leidinggevenden.

Bovendien ondersteun je de leidinggevenden met het verzorgen van de correcte bedrijfsinformatie naar de buitenwereld toe. Je controleert aangeleverde teksten van medewerkers en je past deze aan indien nodig. Je beheert het voorlichtings- en promotiemateriaal van het bedrijf.

Tenslotte kan de managementassistent / directiesecretaresse ook financieel-administratieve taken uitvoeren, zoals de beoordeling van offertes en leveringscontracten, het bijhouden van de administratie van bepaalde projecten en het controleren van de urenregistratie.

Opleidingsinhoud

Tijdens de opleiding managementassistent krijg je een aantal basisvakken. Dit zijn onder andere Nederlands, Engels en rekenen.
Verder leer je teksten opstellen, bewerken en opmaken. Je leert ook hoe je agenda’s beheert. Je werkzaamheden voer je veelal uit via softwareprogramma’s, hoe deze in elkaar zitten en wat je hier allemaal mee kan leer je ook tijdens de opleiding.
Notuleren is ook één van de vakken die voorbij komt tijdens de opleiding.

Toelatingseisen: wat heb je nodig?

Een mbo-opleiding op niveau-4 heet een middenkaderopleiding. Je studie duurt 3 of 4 jaar, dit verschilt per opleiding.

De toelatingseisen zijn voor een middenkaderopleiding iets anders dan voor mbo-opleidingen op de andere niveaus:

• je hebt een diploma vmbo kaderberoepsgerichte leerweg, vmbo theoretische leerweg, mavo, mavo-vbo of vmbo gemengde leerweg;
  
• je hebt een diploma van een vakopleiding, dus mbo niveau 3, is meestal voldoende voor een mbo-studie op niveau 4;
  
• je hebt een basisberoepsopleiding (mbo niveau 2) gedaan. (je kan dan bij sommige scholen beginnen aan een middenkaderopleiding);
  
• een overgangsbewijs van de derde naar de vierde klas havo of vwo. (sommige scholen willen dat je een havodiploma hebt voor een mbo-opleiding op niveau 4, maar dat verschilt per school. Informeer hiernaar bij de school).

Kosten

Binnen het beroepsonderwijs wordt onderscheid gemaakt tussen les- en cursusgeld. Vanaf je 18e ben je verplicht dit te betalen. Naast deze kosten krijg je te maken met schoolkosten, zoals boekenkosten, reiskosten etc. Deze bijdrage verschilt per school.

• Voltijd MBO (BOL):
  

Voor het studiejaar 2024/2025 is het wettelijke collegegeld vastgesteld op € 1.419,-.
Neem voor mogelijkheden m.b.t. studiefinanciering contact op met DUO.

• Deeltijd MBO (BBL):
  

Volg je een assistent- of basisberoepsopleiding niveau 1 en 2 (de assistent-, entree en basisberoepsopleiding) dan is het lesgeld voor 2024/2025 € 295,-.

Volg je een vak-, middenkader- of specialistenopleiding niveau 3 en 4 (vak-, middenkader- en specialistenopleiding) dan is het lesgeld voor 2024/2025 € 715,-.

Het wettelijk les- en cursusgeld wordt jaarlijks geïndexeerd.

Verder leren

Wil je verder studeren? Na deze niveau-4 middenkaderopleiding kun je doorstromen naar een HBO studie aan een Hogeschool.

Beroepseisen: Wat wordt er van je verwacht?

Als managementassistent / directiesecretaresse wordt van je verwacht dat je zelfstandig kunt werken en jouw activiteiten zelf kunt plannen. Omdat je vaak omgaat met vertrouwelijke gegevens, wordt van jou discretie en geheimhouding verwacht. Je moet beschikken over sociale en communicatieve vaardigheden omdat je de schakel bent tussen de directie en de rest van de organisatie en de buitenwereld. Behalve Nederlands spreek je ook een aantal vreemde talen. Je bent goed op de hoogte van moderne informatietechnologie en kunt omgaan met de meest gebruikte softwarepakketten. Je moet over het nodige organisatietalent beschikken, want je plant zelf vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen. Je moet je vanzelfsprekend houden aan vastgelegde procedures en regels van de organisatie.